Conformidade, Conhecimento, Gestão empresarial, Gestão pessoal, Governança, Opinião

A nova onda ambiental no mundo

Já há algum tempo, e mais recentemente por toda parte, há uma crescente demanda por uma nova onda de proteção ambiental. Lidar com o assunto (ou tema), seja nos âmbitos global, nacional, local, pessoal e até mesmo empresarial não é uma tarefa fácil.

Discutir o futuro ambiental do planeta tende a ser algo semelhante a discutir o futuro espiritual da humanidade, algo que está sempre além de nós mesmos. A pirâmide de Maslow já concebeu e nos explica muito bem essa dificuldade. As necessidades humanas começam pelo básico, pelas necessidades fisiológicas que podemos simplificar como necessidades de sobrevivência humana natural, incluindo alimentação, bebida e abrigo.

Em seguida, temos a necessidade de segurança própria, uma segurança representada pela ordem, pela lei, pela estabilidade do meio em que se vive. Esses dois primeiros elementos, as necessidades fisiológicas e de segurança, se classificaram após anos de estudos como necessidades básicas do ser humano.

Discussões sobre o meio ambiente e sua proteção são nobres, mas precisam estar em harmonia com a satisfação das necessidades humanas básicas. De outra forma ficarão vazias e sem respaldo da população. Adicionalmente, as organizações empresariais e as não governamentais, as chamadas ONGs, têm um papel fundamental no apoio a essas iniciativas. A começar por tornarem públicas suas próprias metas associadas às iniciativas ambientais, sociais e de governança, as iniciativas do inglês ESG, e seus respectivos relatórios.

Um relatório do fundo de investimentos Blackrock sobre a sustentabilidade como o futuro dos investimentos, defende que a existência de dados mais detalhados, a análise mais sofisticada e a compreensão social da sustentabilidade em mudança [além de aumentar a conscientização de que certos fatores – geralmente caracterizados como ambientais, sociais e de governança ou ESG] podem estar ligados ao potencial de crescimento de uma empresa a longo prazo.

https://www.blackrock.com/us/individual/literature/whitepaper/bii-sustainability-future-investing-jan-2019.pdf

Esses e muitos outros relatórios estão disponíveis para nos suprir de entendimento da situação. Outro estudo, agora da Accenture Strategy sobre o Pacto Global das Nações Unidas também tratou do tema. Esse estudo sobre sustentabilidade oferece uma visão sobre as oportunidades e os desafios para a sustentabilidade desde o lançamento dos Objetivos Globais em 2015.

Interessante se observar que a transformação é difícil. Restrições econômicas e prioridades concorrentes são barreiras comuns a serem superadas. Incertezas geopolíticas, tecnológicas e socioeconômicas também são fatores desafiantes.

O grande destaque dos relatórios técnicos estruturantes é que na maioria deles está clara a necessidade de harmonia e alinhamento entre governos, iniciativa privada e organizações não governamentais. Mas não somente um alinhamento de ideias e, sim, um alinhamento de necessidades e fatos. Não bastam desejos e holofotes sem dados consistentes para subsidiar os fatos e, mais importante, para subsidiar propostas e iniciativas.

As ONGs, por exemplo, podem apresentar relatórios próprios de suas atividades ambientais, sociais e de governança bem como propostas estruturantes para se atrair interesse e capital para suas demandas.

As empresas, da mesma forma podem e devem divulgar detalhadamente, dados próprios dos impactos que seus negócios têm no meio ambiente, na sociedade e sua estrutura de governança. Em meio a toda essa agitação ambiental, a Amazon, uma das mais famosas empresas do mundo, tornou públicas algumas de suas iniciativas, buscando dar transparência ao seu compromisso com o meio ambiente.

E ainda mais importante é a participação dos governos nessas iniciativas. Tal como observado anteriormente, os governos devem implementar iniciativas que busquem um ganha-ganha.

Ações regulatórias que promovam inovações tecnológicas e a transição da indústria para uma economia de baixo impacto ambiental podem ajudar; mas tais ações devem gerar benefício social.

E ainda devemos promover a busca de uma sociedade mais eficiente e produtiva, e que possa satisfazer suas próprias necessidades básicas. Pois de outra forma discutiremos o futuro ambiental do planeta tal como se discute o futuro espiritual da humanidade, algo que está sempre além de nós mesmos.

Texto revisto e atualizado, da versão originalmente publicada em novembro de 2019 no blog do autor na ACIC. Jarib B D Fogaça é sócio na JFogaça Assessoria, Diretor Adjunto na ACIC, e conselheiro independente.

Conhecimento, Cultura e Estilo, Gestão empresarial, Gestão pessoal, Governança, Informação, Risco Empresarial

Brumadinho, Mariana e outros [pandemia] desastres

Há bem pouco tempo vimos mais uma catástrofe acontecer, um desastre de proporções inimagináveis, que foi o rompimento da barragem que devastou Brumadinho e toda região. Não muito antes, apenas três anos, vimos algo também catastrófico, o rompimento da barragem de Mariana.

Neste momento estamos vivendo uma inédita pandemia sem precedentes e sem expectativa de data para acabar!

Não faltam razões, explicações e ponderações para esses acontecimentos. Não falta disposição de todos em ajudar no resgate das vítimas e, além disso, no diagnóstico e nos reparos, físicos, emocionais e financeiros que serão necessários. Também sobram acusações para todos os lados, atingindo toda sorte de pessoas, empresas, organizações e entidades das mais variadas naturezas.

Mas nos parece que ainda falta a assunção prévia de responsabilidade por aquilo que fazemos ou deixamos de fazer e pelas entidades que representamos. Ainda podemos ser melhores cidadãos em cada um dos papéis que exercemos, não importando se representamos a nós mesmos, uma empresa privada, uma organização não governamental ou mesmo um órgão do governo de forma geral. Onde quer que estejamos temos responsabilidades por aquilo que fazemos.

Também não faltam ferramentas para gestão empresarial e, principalmente, para gestão do risco empresarial, o chamado ERM, do inglês “Enterprise Risk Management”. Nesse tema, as normas da família ISO 31000 têm como foco a gestão de risco.

Publicada pela ISO (Organização Internacional de Normalização, em inglês International Organization for Standardization), em 2009, a família ISO 31000 é um conjunto de normas-guias, que trazem informações e recomendações para orientar aqueles que querem implementá-la e procuram fornecer informações básicas para todos os tipos de gestão de risco. As ISO 31000 têm como objetivo fazer com que a organização tenha noções de gestão de risco. Ou seja, gestão prévia, antecipada, de possíveis crises e, obviamente, caso aconteça alguma situação de crise, como gerir as consequências com o menor prejuízo possível.

Uma análise tradicional define risco como uma função de probabilidade e impacto. No entanto, eventos improváveis ocorrem com muita frequência e muitos eventos prováveis não acontecem. Pior, eventos improváveis geralmente ocorrem com uma velocidade surpreendente. A probabilidade e o impacto por si só não refletem todo o quadro. Para tanto é necessário avaliar a vulnerabilidade e a velocidade de início. Medindo quão vulnerável se é a um evento, pode-se desenvolver uma visão das necessidades. Medindo-se a rapidez com que isso pode acontecer, se entende a necessidade de agilidade e rapidez de adaptação, de resposta.

Mas todas essas considerações são muito técnicas e necessitam da iniciativa e respaldo humano dos dirigentes das organizações. Nenhuma dessas considerações técnicas serão efetivas, nem surtirão resultado, se não tivermos dirigentes respaldando ações de prevenção, detecção e correção dos processos associados à gestão dos riscos empresariais.

Em seu livro “O Poder do Hábito”, Charles Duhigg, entre os vários assuntos ali tratados, discorre sobre os acontecimentos históricos na multinacional Alcoa. O que nos chama a atenção nesse acontecimento é o comportamento do recém-empossado presidente da empresa, Paul O´Neill, em seu 1º discurso para os analistas em 1987. Havia uma grande apreensão de todos já que o novo diretor executivo seria um ex-burocrata do governo, com postura que lembrava a de um militar. E então ele fez seu discurso, que reproduzimos a seguir em partes (deixo o todo desse discurso e deste capítulo em suspense):

“…Quero falar com vocês sobre segurança no trabalho …Todo ano, vários funcionários da Alcoa sofrem ferimentos tão graves que perdem um dia de trabalho… Nosso histórico de segurança é melhor do que a média da mão de obra americana … Mas ainda não é suficiente … Minha meta é um índice zero de acidentes.”

A plateia ficou confusa. O tempo passou e quando O´Neill se aposentou, 13 anos depois da sua posse, no ano 2000, o faturamento da empresa era cinco vezes maior do que antes de ele chegar, bem como o valor de mercado que também se multiplicou. Todo esse crescimento aconteceu enquanto a Alcoa se tornava uma das empresas mais seguras do mundo.

Naquela época não tínhamos a ISO 31000, nem os conceitos e publicações sobre ERM (Gestão de Risco Empresarial) tão estudados e amadurecidos para suportar todo o processo de gestão de risco na Alcoa. Mas, acima de tudo, o que se teve ali foi a iniciativa e respaldo humano do dirigente por aquilo que ele assumia como responsável a partir daquele momento. São conceitos primários, fundamentais, de gestão que ouvimos a todo tempo e precisamos praticar ainda mais. Conceitos propagados a todo o tempo a partir dos termos em inglês: “ownership” que significa propriedade, o ato, ou fato de se tomar proprietário de algo; e “accountability” que quer dizer responsabilidade ou o fato de ser responsável pelo que se faz [ou se deixa de fazer] e a capacidade de se dar razão satisfatória para os próprios atos.

Portanto, nenhuma dessas considerações técnicas (necessárias para o processo investigatório) serão efetivas, nem surtirão efeito se não tivermos dos dirigentes principais demanda e respaldo por ações contínuas de prevenção, detecção e correção dos processos empresariais, associados a gestão dos riscos.

Texto revisto e atualizado, da versão originalmente publicada em abril de 2019 no blog do autor na ACIC. Jarib B D Fogaça é sócio na JFogaça Assessoria, Diretor Adjunto na ACIC, e conselheiro independente.

Conformidade, Controles Internos, Cultura e Estilo, Fraude, Risco Empresarial

A fraude (e a corrupção) numa ótica corporativa

Recentemente [já há mais de 1 ano] vimos que a Petrobras chegou a um acordo histórico e bilionário nos EUA para o principal processo coletivo contra ela (lá chamado de “class-action”) devido a fraude e a corrupção nas suas demonstrações financeiras.

A linha central do processo contra a Petrobras se baseia na distorção das demonstrações financeiras, relatórios de ativos, passivos, receitas, despesas, de patrimônio, e de fluxo de caixa. De uma forma ou outra, a corrupção levou a fraude desses relatórios e, consequentemente, lesou os investidores que confiaram nas informações dos relatórios para investir ou manter seus investimentos nas ações da empresa.

A Petrobras tem suas ações negociadas na Bolsa de Nova Iorque e para isso tem seu registro com a SEC, a CVM americana. Por decorrência, ou melhor, para ter essa oportunidade de listagem de suas ações lá, se sujeita às leis, regulamentos e regras do mercado de capitais americano.

As regras para empresas estrangeiras registradas nos EUA permitem que os relatórios (as chamadas demonstrações financeiras) sejam apresentados nas regras contábeis internacionais, o IFRS integral, sem a necessidade de se adotar a regra contábil americana que é muito semelhante. Por outro lado, a regra americana exige que a empresa tenha os controles internos e procedimentos para fins de relatórios financeiros, estabelecidos, documentados, testados e mantidos de forma a assegurar sua efetividade (conhecida como SOX 404 – Seção 404 da Lei Sarbanes-Oxley).

A ocorrência de fraudes nas demonstrações financeiras derivadas de corrupção ou não, tem demonstrado que para muitas organizações, alcançar o objetivo do cumprimento da seção 404 da Lei Sarbanes-Oxley tem sido muito mais desafiador do que originalmente previsto. Muitas empresas subestimam o escopo necessário da documentação, avaliação e teste, bem como os requisitos de pessoal e agora descobrem vários problemas de controle interno não antecipados.

É sempre interessante notar que há prevalentemente, além de outras, três condições presentes em circunstâncias de fraude nas corporações. São elas:

➢ Incentivo ou pressão para se cometer uma fraude – tão sucinto e completo pois de uma forma ou outra se relaciona com valores que geram incentivo ou pressão no indivíduo;

➢ Percepção da oportunidade de cometer fraudes (por exemplo, a ausência de controles ou sua inefetividade, ou ainda a capacidade do gestor de se sobrepor aos controles, oferecem uma oportunidade de fraude para ser perpetrada);

➢ Capacidade de racionalizar quando se comete um ato fraudulento. Alguns indivíduos possuem uma atitude, caráter ou conjunto de valores éticos [ou antiéticos] que lhes permite conscientemente e intencionalmente cometer um ato desonesto. No entanto, mesmo outros indivíduos honestos podem cometer fraude em um ambiente que impõe pressão suficiente sobre eles. Quanto maior o incentivo ou a pressão, mais provável que um indivíduo possa ser capaz de racionalizar a aceitabilidade de se cometer uma fraude.

Há dois grupos ou tipos de distorções intencionais e relevantes: as resultantes de relatórios financeiros fraudulentos e as de apropriação indevida de ativos, que também geram relatórios financeiros distorcidos.

➢ distorções resultantes de relatórios financeiros fraudulentos são intencionais, incluindo omissões de montantes ou divulgações em demonstrações financeiras destinadas a enganar os usuários da demonstração financeira.

➢ distorções resultantes da apropriação indevida de ativos, que também geram relatórios financeiros distorcidos (às vezes referidos como roubo ou desfalque) envolvem o roubo ou desvio de ativos de uma entidade onde o efeito causa a não apresentação das demonstrações financeiras, em todos os aspectos relevantes, em conformidade com as respectivas regras contábeis. A apropriação indevida de ativos pode ser acompanhada de registros falsos ou enganosos, possivelmente criados para contornar os controles, a fim de ocultar o fato de que os ativos não existem ou foram entregues a terceiros sem a devida autorização.

Tipicamente do ponto de vista corporativo, o termo “fraude” refere-se a um ato intencional por um ou mais indivíduos, incluindo a administração; aqueles encarregados da governança, funcionários ou terceiros; envolvendo o uso de engano para obter uma vantagem injusta ou ilegal. Uma fraude pode causar, ou não, um efeito e/ou uma distorção material significativa nas demonstrações financeiras.

A responsabilidade primária pela prevenção e detecção de fraudes reside nos organismos de governança (incluindo os comitês e conselhos) e gestão (a diretoria executiva, usualmente estatutária) da entidade. É muito importante que esses organismos coloquem forte ênfase na prevenção e detecção de fraude, o que certamente pode reduzir as oportunidades de fraudes, bem como persuadir indivíduos a não cometerem fraude pela probabilidade de detecção e punição.

Certamente essa busca envolve se criar e manter uma cultura de honestidade e comportamento ético, assim como se estabelecer controles apropriados de prevenção, dissuasão e detecção de fraudes.

Texto revisto e atualizado, da versão originalmente publicada em fevereiro de 2018 no blog do autor na ACIC. Jarib B D Fogaça é sócio na JFogaça Assessoria, Diretor Adjunto na ACIC, e conselheiro independente.

Conformidade, Conhecimento, Controles Internos, Opinião, Risco Empresarial

Direitos e penalidades previstos na lei brasileira de proteção de dados – Parte 2

Em nosso último artigo começamos a falar sobre a Lei Brasileira de Proteção de Dados Pessoais (LPDP), seu alcance, tratamento e também as condições em que se aplicam seu término. Neste, vamos ampliar um pouco mais o tema e tratar sobre os direitos garantidos para dados pessoais, inclusive internacionalmente, e quais são as sanções aplicadas em caso de infrações.

Os direitos garantidos pela LPDP para o titular dos dados

A LPDP garante a titularidade dos dados pessoais bem como o direito de obter do controlador, a qualquer momento e mediante requisição:

confirmação da existência de tratamento;
acesso aos dados;
correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com o disposto nesta lei;
portabilidade dos dados a outro fornecedor de serviço ou produto, mediante requisição expressa e observados os segredos comercial e industrial, de acordo com a regulamentação do órgão controlador;
eliminação dos dados pessoais tratados com o consentimento do titular;
informação das entidades públicas e privadas com as quais o controlador realizou uso compartilhado de dados;
informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e sobre as consequências da negativa;
revogação do consentimento.

Tratamento de dados pessoais pelo poder público

O tratamento de dados pessoais pelas pessoas jurídicas de direito público deverá ser realizado quando se tratar de uma finalidade pública, com o objetivo de executar as competências legais ou cumprir as atribuições legais do serviço público, desde que:

sejam informadas as hipóteses para o tratamento de dados pessoais, fornecendo informações claras e atualizadas sobre a previsão legal, a finalidade, os procedimentos e as práticas utilizadas para a execução dessas atividades, em veículos de fácil acesso, preferencialmente em seus sítios eletrônicos;
seja indicado um encarregado quando realizarem operações de tratamento de dados pessoais.

Um ponto importante a destacar é que os serviços notariais e de registro exercidos em caráter privado, por delegação do poder público, terão o mesmo tratamento dispensado às pessoas jurídicas referidas acima. Da mesma forma, as empresas públicas e as sociedades de economia mista, quando estiverem operacionalizando políticas públicas e no âmbito da execução delas, terão o mesmo tratamento dispensado aos órgãos e às entidades do poder público mencionados acima.

Os dados deverão ser mantidos em formato interoperável e estruturado para o uso compartilhado, com vistas à execução de políticas públicas, à prestação de serviços públicos, à descentralização da atividade pública e à disseminação, e ao acesso das informações pelo público em geral.

Quando houver infração a esta lei em decorrência do tratamento de dados pessoais por órgãos públicos, a autoridade nacional poderá enviar informe com medidas cabíveis para fazer cessar a violação.

Transferência internacional de dados

A LPDP estabelece alguns casos possíveis para a transferência internacional de dados:

para países ou organismos internacionais que proporcionem grau de proteção de dados pessoais adequado ao previsto na lei;
quando o controlador oferecer e comprovar garantias de cumprimento dos princípios, dos direitos do titular e do regime de proteção de dados previstos nesta lei, na forma de:

cláusulas contratuais específicas para determinada transferência;
cláusulas-padrão contratuais;
normas corporativas globais;
selos, certificados e códigos de conduta regularmente emitidos;

quando a transferência for necessária para a cooperação jurídica internacional entre órgãos públicos de inteligência, de investigação e de persecução, de acordo com os instrumentos de direito internacional;
quando a transferência for necessária para a proteção da vida ou da incolumidade física do titular ou de terceiro;
quando a autoridade nacional autorizar a transferência;
quando a transferência resultar em compromisso assumido em acordo de cooperação internacional;
quando a transferência for necessária para a execução de política pública ou atribuição legal do serviço público;
quando o titular tiver fornecido o seu consentimento específico e em destaque para a transferência, com informação prévia sobre o caráter internacional da operação, distinguindo claramente esta de outras finalidades;
para o cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador;
quando necessário para a execução de contrato ou de procedimentos preliminares relacionados a contrato do qual seja parte o titular, a pedido do titular dos dados;
para o exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral.

Segurança e sigilo dos dados

Os agentes de tratamento de dados devem adotar medidas de segurança, técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou qualquer forma de tratamento inadequado ou ilícito.

No caso de ocorrência de incidente de segurança que possa acarretar risco ou dano relevante aos titulares, cabe ao controlador comunicar o fato à autoridade nacional e ao titular. A comunicação será feita em prazo razoável, conforme definido pela autoridade nacional, e deverá mencionar, no mínimo:

a descrição da natureza dos dados pessoais afetados;
as informações sobre os titulares envolvidos;
a indicação das medidas técnicas e de segurança utilizadas para a proteção dos dados, observados os segredos comercial e industrial;
os riscos relacionados ao incidente;
os motivos da demora, no caso de a comunicação não ter sido imediata;
as medidas que foram ou que serão adotadas para reverter ou mitigar os efeitos do prejuízo.

De acordo com a gravidade do incidente, a autoridade nacional poderá determinar ao controlador a adoção de providências, tais como:

ampla divulgação do fato em meios de comunicação;
medidas para reverter ou mitigar os efeitos do incidente.

Para preservar os dados pessoais e diminuir os riscos de incidentes, a autoridade nacional estimulará a adoção de padrões de que facilitem o controle pelos titulares dos seus dados pessoais e adicionalmente de boas práticas e governança que minimizem os incidentes de segurança e sigilo dos dados pessoais, e que as mesmas estejam adaptadas à escala e ao volume das operações dos controladores e operadores, bem como à sensibilidade dos dados tratados.

Penalidades da LPDP

Os agentes de tratamento de dados, em razão das infrações cometidas às normas previstas na lei, ficam sujeitos às seguintes sanções administrativas aplicáveis pela autoridade nacional:

advertência, com indicação de prazo para adoção de medidas corretivas;
multa simples, de até 2% (dois por cento) do faturamento da pessoa jurídica de direito privado, grupo ou conglomerado no Brasil no seu último exercício, excluídos os tributos, limitada, no total, a R$ 50.000.000,00 (cinquenta milhões de reais) por infração;
multa diária, observado o limite total a que se refere o item ii;
publicização da infração após devidamente apurada e confirmada a sua ocorrência;
bloqueio dos dados pessoais a que se refere a infração até a sua regularização;
eliminação dos dados pessoais a que se refere a infração.

As sanções serão aplicadas após procedimento administrativo que possibilite a oportunidade da ampla defesa, de acordo com as peculiaridades do caso concreto e considerados os seguintes parâmetros e critérios:

a gravidade e a natureza das infrações e dos direitos pessoais afetados;
a boa-fé do infrator;
a vantagem auferida ou pretendida pelo infrator;
a condição econômica do infrator;
a reincidência;
o grau do dano;
a cooperação do infrator;
a adoção reiterada e demonstrada de mecanismos e procedimentos internos capazes de minimizar o dano, voltados ao tratamento seguro e adequado de dados;
a adoção de política de boas práticas e governança;
a pronta adoção de medidas corretivas;
a proporcionalidade entre a gravidade da falta e a intensidade da sanção.

A LPDP entra em vigor 18 meses após sua publicação que foi em 14 de agosto de 2018. Período este em que as empresas deverão criar, adaptar, transformar e melhorar seus processos, procedimentos, métodos, sistemas, bases de dados para mitigar os riscos de incidentes de segurança e sigilo de dados.

Cabe ressaltar que a Autoridade Nacional de Proteção de Dados prevista nesta lei foi vetada pelo Poder Executivo em virtude que a criação da ANPD é de alçada deste Poder. Por esta razão foi publicada a Medida Provisória Nº 869 de 28/12/2018 que cria a ANPD.

Publicaremos um terceiro artigo sobre este tema no próximo mês.

José Ricardo Formagio Bueno – engenheiro e consultor especialista em gestão de Arquitetura Empresarial, Automação e Robotização de processos. CEO e Fundador da Automatum Soluções Empresariais – Automatum

Conformidade, Conhecimento, Controles Internos, GDPR, Gestão empresarial

A Lei Brasileira de Proteção de Dados Pessoais – Lei 13.709 de 14/08/2018

Em nosso último artigo, discutimos a “General Data Protection Regulation”, conhecida como GDPR, no contexto da União Europeia. Nos próximos, abordaremos a Lei 13.709 de 14 de agosto de 2018 que dispõe sobre a Lei Proteção de Dados Pessoais (LPDP), a qual tomou como base para sua criação a GDPR.

O alcance da LPDP; a LPDP define como principais fundamentos da proteção de dados:

o respeito à privacidade;
a autodeterminação informativa;
a liberdade de expressão, de informação, de comunicação e de opinião;
a inviolabilidade da intimidade, da honra e da imagem;
o desenvolvimento econômico e tecnológico e a inovação;
a livre iniciativa, a livre concorrência e a defesa do consumidor;
os direitos humanos, o livre desenvolvimento da personalidade, a dignidade e o exercício da cidadania pelas pessoas naturais.

A LPDP se aplica a qualquer operação de tratamento realizada por pessoa natural ou por pessoa jurídica de direito público ou privado quando:

a operação de tratamento é realizada no território nacional;
a atividade de tratamento tem por objetivo a oferta ou o fornecimento de bens ou serviços ou o tratamento de dados de indivíduos localizados no território nacional;
os dados pessoais objetos do tratamento sejam coletados no território nacional.

Existem algumas situações que não são impactadas pela LPDP, por exemplo, se o tratamento de dados é realizado:

por pessoa natural para fins exclusivamente particulares e não econômicos;
para fins exclusivamente jornalístico e artístico ou acadêmico;
para fins exclusivos de segurança pública, defesa nacional, segurança do Estado, atividades de investigação e repressão de infrações penais;
proveniente de fora do território nacional e que não seja objeto de comunicação, uso compartilhado de dados com agentes de tratamento brasileiros ou objeto de transferência internacional de dados com outro país que não o de proveniência.

Entre os princípios considerados pela LPDP, para questões de criticidade, impacto e riscos se destacam os seguintes:

finalidade;
adequação;
necessidade;
livre acesso;
qualidade dos dados;
transparência;
segurança;
prevenção;
não discriminação;
responsabilização e prestação de contas.

Tratamento dos dados pessoais e acesso pelo titular; a LPDP estabelece algumas condições para a realização do processamento de dados de pessoais, que são as seguintes:

o fornecimento de consentimento escrito ou por outro meio que demonstre a manifestação de vontade pelo titular dos dados;
para o cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador;
pela administração pública, para o tratamento e uso compartilhado de dados necessários à execução de políticas públicas previstas em leis e regulamentos ou respaldadas em contratos, convênios ou instrumentos congêneres;
para a realização de estudos por órgão de pesquisa, garantida, sempre que possível, a anonimização dos dados pessoais;
quando necessário para a execução de contrato ou de procedimentos preliminares relacionados a contrato do qual seja parte o titular, a pedido do titular dos dados;
para o exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral, esse último nos termos da Lei nº 9.307, de 23 de setembro de 1996 (Lei de Arbitragem);
para a proteção da vida ou da incolumidade física do titular ou de terceiro;
para a tutela da saúde, em procedimento realizado por profissionais da área da saúde ou por entidades sanitárias;
quando necessário para atender aos interesses legítimos do controlador ou de terceiro, exceto no caso de prevalecerem direitos e liberdades fundamentais do titular que exijam a proteção dos dados pessoais;
para a proteção do crédito, inclusive quanto ao disposto na legislação pertinente.

Quanto ao acesso das informações processadas pelo controlador, é importante ressaltar que estas informações deverão ser disponibilizadas ao titular sempre que este solicitar. As informações deverão ser fornecidas, de forma clara, adequada e ostensiva, para o atendimento entre outros do princípio do livre acesso.

Tratamento de dados pessoais sensíveis; a LPDP define duas condições possíveis para o tratamento de dados pessoais sensíveis:

quando o titular ou seu responsável legal consentir, de forma específica e destacada, para finalidades específicas;
sem fornecimento de consentimento do titular, nas hipóteses em que o dado for indispensável para:

a) cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador;

b) tratamento compartilhado de dados necessários à execução, pela administração pública, de políticas públicas previstas em leis ou regulamentos;

c) realização de estudos por órgão de pesquisa, garantida, sempre que possível, a anonimização dos dados pessoais sensíveis;

d) exercício regular de direitos, inclusive em contrato e em processo judicial, administrativo e arbitral, este último nos termos da Lei nº 9.307, de 23 de setembro de 1996 (Lei de Arbitragem);

e) proteção da vida ou da incolumidade física do titular ou de terceiro;

f) tutela da saúde, em procedimento realizado por profissionais da área da saúde ou por entidades sanitárias;

g) garantia da prevenção à fraude e à segurança do titular, nos processos de identificação e autenticação de cadastro em sistemas eletrônicos.

Tratamento de dados pessoais de crianças e adolescentes: o tratamento de dados pessoais de crianças e de adolescentes é possível somente em condições especiais, tais como:

com o consentimento específico e em destaque dado por, pelo menos, um dos pais ou pelo responsável legal;
Poderão ser coletados dados pessoais de crianças sem o consentimento a que se refere o item acima quando a coleta for necessária para contatar os pais ou o responsável legal, utilizados uma única vez e sem armazenamento, ou para sua proteção, e em nenhum caso poderão ser repassados a terceiro sem o consentimento referido acima;
O controlador deve realizar todos os esforços razoáveis para verificar que o consentimento referido acima foi dado pelo responsável pela criança, consideradas as tecnologias disponíveis;
As informações sobre o tratamento de dados deverão ser fornecidas de maneira simples, clara e acessível, consideradas as características físico-motoras, perceptivas, sensoriais, intelectuais e mentais do usuário, com uso de recursos audiovisuais quando adequado, de forma a proporcionar a informação necessária aos pais ou ao responsável legal e adequada ao entendimento da criança.

Término de tratamento de dados pessoais; existem quatro situações definidas na LPDP para o término de tratamento de dados:

verificação de que a finalidade foi alcançada ou de que os dados deixaram de ser necessários ou pertinentes ao alcance da finalidade específica almejada;
fim do período de tratamento;
comunicação do titular, inclusive no exercício de seu direito de revogação do consentimento conforme descrito anteriormente, resguardado o interesse público;
por determinação da autoridade nacional, quando houver violação ao disposto nesta lei.

Por outro lado, a LPDP estabelece algumas situações onde os dados poderão ser mantidos bem como suas finalidades:

cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador;
estudo por órgão de pesquisa, garantida, sempre que possível, a anonimização dos dados pessoais;
transferência a terceiro, desde que respeitados os requisitos de tratamento de dados dispostos nesta lei; –
uso exclusivo do controlador, vedado seu acesso por terceiros, e desde que anonimizados os dados.

Em nossos próximos artigos vamos continuar a falar sobre a Lei 13.709 que trata da proteção de dados pessoais e seus direitos garantidos.

Conformidade, Controles Internos, GDPR, Governança, Informação, Risco Empresarial

Proteção de dados: qual sua relevância e motivação?

Não é necessário ser um especialista para perceber que o volume de informações que as empresas têm sobre seus clientes (pessoas físicas e jurídicas) aumentou várias ordens de grandeza na última década e isto tem relação direta com o comércio eletrônico, e-banking, ensino a distância e outros.

Neste cenário surgiu um desafio para as empresas e os governos de como armazenar, controlar, atualizar e acessar esta informação de forma on-line, preservando a confidencialidade das informações sobre os clientes.

Tentaremos abordar este tema de forma simples e sem uso de termos técnicos específicos, mostrando os riscos que as empresas correm de não controlar adequadamente as informações de seus clientes e a legislação brasileira e europeia sobre isso.

Iniciamos introduzindo o que vem a ser a “General Data Protection Regulation”, conhecida como GDPR, que é a legislação europeia para o tema de proteção de dados.

O que é a GDPR e qual sua finalidade?

Antes de falar sobre a GDPR é necessário situar o contexto dos países da União Europeia (UE) sobre o tema de Proteção de Dados. Antes da GDPR, as empresas que atuavam nos vários países da Europa tinham que conhecer e estar em conformidade com a legislação de proteção de dados de cada país em que atuavam, gerando custos de consultoria e auditoria significativos.

Em 2016 foi publicada a primeira versão da GDPR e após alguns ajustes foi republicada uma nova versão em maio de 2018. Isto permitiu que uma única lei de proteção de dados fosse aplicada a todos os países que compõem a União Europeia, reduzindo drasticamente os custos das empresas com os procedimentos e políticas de proteção de dados que tinham no cenário pré- GDPR.

Em uma pesquisa realizada pela Comissão Europeia com vários países que compõem a UE, foi feita a pergunta “Qual o nível de controle que você tem sobre a informação que você provê on-line, como por exemplo, sua competência para corrigir, mudar ou excluir esta informação?” As respostas foram classificadas em três categorias:

Controle total sobre as informações: as respostas variaram entre 4% a 31% do total de empresas respondentes em cada país pesquisado. Demonstrando maturidade de proteção de dados muito distintas entre as empresas nos diversos países pesquisados.
Controle parcial sobre as informações: as respostas variaram entre 42% e 64% demonstrando aqui uma convergência maior das respostas das empresas entre os vários países pesquisados.
Nenhum controle sobre as informações: as respostas variaram entre 16% e 45%, e novamente aqui se identificou situações muito peculiares entre os países pesquisados.

Finalmente fica claro que muitos países da Europa ainda terão um caminho importante para aperfeiçoar seus mecanismos de controle de informação on-line de seus clientes.

É importante definir o que se entende por Dados Pessoais dos Cidadãos: é todo o dado que se refere a um indivíduo identificado ou identificável e pode incluir:

Nome;
Endereço e número de telefone;
Localização;
Registros médicos;
Informações bancária e de renda;
Preferências culturais;
Outras.

Portanto, é a proteção desses tipos dados que trata a GDPR. É importante ressaltar que a GDPR tem neutralidade de tecnologia usada para controlar estas informações sobre os cidadãos, isto é, as empresas podem utilizar desde registros em papel até modernas bases de dados com seus algoritmos de armazenamento e proteção de dados. Independe de qual seja a tecnologia utilizada, a empresa necessita atender aos regulamentos da GDPR.

Como saber se necessito cumprir os regulamentos da GDPR?

Toda vez que sua empresa processar informações sobre a saúde, orientação sexual, religião, opções políticas ou filiação a sindicatos, por exemplo, serão consideradas informações sensíveis e a empresa pode processar estas informações somente sob condições específicas e utilizando ferramentas adequadas, como por exemplo, criptografia.

As empresas que têm atividades de processamento de dados sensíveis em grande escala e/ou monitoramento sistemático, regular e em grande escala de indivíduos necessitam designar um Executivo de Proteção de Dados (Data Protection Officers). Caso a empresa tenha atividades que envolvem alto risco aos direitos e liberdade dos indivíduos, está obrigada a realizar periodicamente “Avaliações de Impacto de Proteção de Dados”. Outro ponto a destacar é que as empresas com menos de 250 funcionários não são obrigadas a manter os registros de informação pessoal, exceto se houver volume de processamento de dados ou envolver informação sensível.

O processamento de dados pessoais deve ser executado, segundo a GDPR, somente quando estiver suportado por uma ou mais das condições seguintes:

For consentida pelo indivíduo em questão;
Existir uma obrigação contratual entre a empresa e o indivíduo;
Para atender a uma obrigação legal;
Para proteger interesses vitais do indivíduo;
Para realizar uma tarefa que seja de interesse público;
For interesse legítimo de empresa.

Quais são os direitos dos indivíduos?

Os indivíduos têm o direito de acessar seus dados pessoais, sem custos e em formato inteligível, e, ao mesmo tempo, as empresas devem avisar o indivíduo quando estiverem processando dados pessoais, informar sobre o objetivo de tal processamento e fornecer uma cópia dos dados pessoais processados.

É importante notar que o indivíduo possa solicitar a qualquer momento a retificação de um dado pessoal que julgar incorreto, impreciso ou incompleto. Da mesma forma, o indivíduo também pode solicitar a interrupção de processamento de dados pessoais neste caso, a menos que a empresa tenha um interesse legítimo que supera o interesse individual ou pode tratar de interesse público. Em todos os demais, a empresa deve interromper imediatamente o processamento dos dados pessoais etem prazo de um mês para contestação ou de até dois meses para contestações complexas ou que envolvem múltiplos pedidos.

Nos casos em que houver uma decisão tomada automaticamente via um processo e/ou algoritmo, o indivíduo pode solicitar uma revisão da dita decisão por um humano, por exemplo, a concessão de um empréstimo por um banco.

Quando os dados pessoais são transferidos para países fora da UE, as proteções estipuladas pela GDPR viajam com os dados. A GDPR oferece uma diversidade de mecanismos para transferência de dados para países fora da UE. Tais transferências são permitidas quando:

As proteções do país são consideradas adequadas pela UE;
A empresa toma as medidas necessárias para prover as salvaguardas apropriadas como a inclusão de cláusulas contratuais como o importador dos dados pessoais não europeu;
A empresa se baseia em motivos específicos para a transferência, tais como o consentimento do indivíduo.

Como saber se a empresa está em conformidade com a GDPR?

O primeiro passo é mapear as atividades de processamento de dados atuais e reavaliar seus processos de negócio internos e deve:

Identificar quais dados devem ser mantidos e para qual propósito e quais bases legais devem ser usadas para manter tais dados;
Avaliar os contratos ativos;
Avaliar todos os caminhos disponíveis para transferências internacionais;
Revisar a governança da empresa (quais medidas de TI e organizacionais estão em uso), incluindo a necessidade ou não de designação de um Executivo de Proteção de Dados.

Um fator crítico de sucesso é envolver os mais altos níveis de gerência da empresa em tais revisões, fornecendo direcionamentos e sendo regularmente atualizados e consultados sobre as mudanças nas políticas de proteção de dados.

Quais as penalidades da GDPR?

O não cumprimento da GDPR pode resultar em multas significativas podendo atingir até 20 milhões de euros ou 4% do volume de negócios global da empresa para determinadas violações. A Autoridade de Processamento de Dados (conhecida como DPA – Data Protection Authority) pode impor medidas corretivas adicionais, tais como a cessação de processamento de dados pessoais. Deve-se considerar também o dano de reputação que a não conformidade pode causar.

Claramente os custos de não conformidade com a GDPR são muito maiores do que o investimento para estar em conformidade com esta lei.

A Lei Brasileira de Proteção a Dados Pessoais …

A Lei 13.709 de 14/08/2018 dispõe sobre as condições de proteção de dados pessoais dos indivíduos residentes no território nacional [Brasileiro] e é claramente inspirada na GDPR comentada anteriormente. Em um próximo artigo faremos uma análise desta lei e de suas particularidades em relação à GDPR.

José Ricardo Formagio Bueno – engenheiro e consultor especialista em gestão de Arquitetura Empresarial, Automação e Robotização de processos. CEO e Fundador da Automatum Soluções Empresariais – Automatum

Gestão empresarial, Governança, Informação, Opinião, Risco Empresarial

Como estamos construindo nosso legado

Temos acompanhado grandes discussões em relação ao legado (ou a falta dele) em varias situações. Vejamos por exemplo em relação às Olimpíadas de 2016, algo tão recente e já questionado de todas as formas. O que se diz é que não tivemos os benefícios esperados em nosso país, um perfeito conflito sem solução.

Essa discussão não se limita às Olimpíadas. Já há algum tempo, vemos notícias sobre as condições dos estádios de futebol construídos para o Mundial de 2014, a Copa do Mundo. Uns foram construídos e, outros, reformados. Sem grande risco de erro empenhamos valores nas casas dos bilhões de reais nesses estádios, em um tempo recorde, e hoje muitos deles estão em péssimas condições de manutenção e sem uso, tão pouco tempo depois.

E qual seria a questão aqui, será que temos um problema não previsto, não antecipado, ou apenas uma consequência natural de termos sediado o Mundial de Futebol em 2014 e as Olimpíadas?

O que me ocorre é que parece que tem nos faltado e, muito, um plano de gestão da continuidade de negócios – e vou além, nos governos. O sistema ISO, reproduzido pela ABNT no Brasil, tem a norma SGCN – Sistema de Gestão de Continuidade dos Negócios ABNT NBR ISO 22301:2013 que define de forma sucinta o que significa a chamada “continuidade dos negócios”:

Continuidade dos Negócios é definida como a capacidade da organização para continuar a entrega de produtos ou serviços em níveis predefinidos aceitáveis após um incidente disruptivo (fonte: ISO 22301: 2012).

Esta é uma discussão que deveria ter sido feita antes de construir toda essa estrutura. E muito provavelmente do ponto de vista da administração dos problemas, vemos que neste e em outros casos semelhantes, a raiz está em não termos tido um plano claro e completo para nossos projetos, previamente. Parte de um plano de grandes projetos, e mesmo de uma organização ou entidade de qualquer natureza, deve incluir a discussão da continuidade dos negócios. Nestes casos, qual teria sido o plano de continuidade após trazermos o Mundial de Futebol e as Olimpíadas?

É sempre discutido e alardeado que esses eventos mundiais atraem muitos investimentos para os países-sede e que isso é muito benéfico a esses países. Então, será que tivemos claro esse benefício intrínseco derivado desses eventos, e portanto nossos planos deveriam ter comportado ações que pudessem alavancar esses benefícios de forma permanente após os eventos? E nossos exemplos de falta de continuidade de negócios não se restringem aos eventos esportivos.

Temos uma situação ainda muito mais grave em toda a economia brasileira com inúmeras empresas em recuperação judicial ou encerrando suas operações e até mesmo se dissolvendo. Será que essas empresas tinham um plano de continuidade de negócios previamente preparado?

Esta norma de gestão da continuidade de negócios determina de forma detalhada, tanto em seus requisitos quanto em seus objetivos, as ações que devem ser documentadas para se proteger (evitar), reduzir a possibilidade de ocorrência, preparar-se, responder (reagir) e recuperar-se de incidentes de interrupção quando estes ocorrerem.

As organizações [e os governos] podem enfrentar uma série de desastres que varia de menor grau até algo catastrófico. O plano geralmente ajudará uma empresa a continuar operando no caso de muitas ocorrências graves, tais como incêndios, mas pode não ser tão eficaz se uma grande parte da população for afetada, como no caso de um desastre natural de grandes proporções. Um plano desse deve incluir considerações como risco operacional, risco financeiro, gestão [aceitação] de risco, o [próprio] risco de recuperação dos negócios [em marcha], risco de mercado, entre outros.

O planejamento de continuidade do negócio envolve a definição de riscos potenciais, determinando como esses riscos afetarão as operações, implementando salvaguardas e procedimentos destinados a mitigar esses riscos, testando-os para garantir que eles funcionem e, periodicamente, revisando o processo para garantir que estejam atualizados.

Tal como com no Mundial e nas Olimpíadas, no mundo empresarial não é diferente. Nossos planos empresariais precisam ter continuidade. Como aquilo que estamos construindo se perpetuará, sejam nos produtos que oferecemos ou nos serviços que prestamos? Terão um efeito positivo e duradouro, ou apenas momentâneo, e ainda produzirão boas lembranças ou um rastro negativo?

O que se vê nestes e em muitos outras casos e situações de legados, seja desses eventos pontuais e momentâneos, seja de uma organização que se dissolveu, é que claramente faltou um plano de continuidade. E em se falando daquilo que construímos, seja figurativamente ou mesmo literalmente, sempre é bom considerar esse conceito de continuidade.

Texto revisto e atualizado, da versão originalmente publicada em outubro de 2017 no blog do autor na ACIC. Jarib B D Fogaça é sócio na JFogaça Assessoria, Diretor Adjunto na ACIC, e conselheiro independente.

Conformidade, Controles Internos, Gestão empresarial, Governança, Risco Empresarial

Conformidade fiscal: Um “bônus” legal para empresas no Estado de São Paulo

Há poucas semanas o brasileiro foi às urnas para eleger seus novos governantes na esperança de melhores rumos na economia do país. Aparentemente funcionou, já que segundo publicação do Infomoney, o Ibovespa futuro saltou até quase 1% e o dólar caiu 2,33%, acompanhados pelas taxas de juros futuros que também desabaram. O ADR – American Depositary Receipts, da Petrobras, disparou 14%. Em tempos de eleições conturbadas com disputas radicalizadas, estes resultados trazem uma tendência pouco observada, qual seja, a alteração de comportamento dos conceitos tradicionais.

Pesquisas diversas já mostravam anteriormente que 85% dos consumidores preferem adquirir seus produtos de empresas mais sustentáveis, com comprovada transparência tanto de atividades próprias quanto do ecossistema que está inserida. Portanto, hoje não basta ser honesta e estar em conformidade com as normas vigentes, mas vale também se preocupar com todo o entorno onde está inserida, verificar a regularidade e “fiscalizar” de forma saudável ambas as pontas (fornecedor e cliente). Tudo isso é ponto crucial para uma melhor aceitação mercadológica.

Essa tendência de transparência vem ganhando força em nosso país com a edição de novas normas de conformidade, as chamadas regras de “compliance”. Não é raro encontrarmos essas normas em vigência em várias agências reguladoras dos mais diversos segmentos como ANGEL, ANATEL, ANVISA, ANP, ANA, SRFB, BACEN, entre outras.

Os Estados, por sua vez, também já vêm adotando em suas legislações, normas de conformidade para seus contribuintes, e a exemplo do que ocorreu com o Espírito Santo, Mato Grosso, Minas Gerais e Rio de Janeiro, agora é a vez do estado de São Paulo editar sua lei de conformidade fiscal, e o fez através da Lei Complementar 1.320 de 2018. Essa lei foi editada em alinhamento com o órgão internacional TADAT – Tax Administration Diagnostic Assessment Tool, parceiro da União Européia, Japão, Suíça, Alemanha, Reino Unido, Noruega, entre outros, o que traz sinergia entre esses países e empresas, sejam elas de pequeno, médio ou grande porte, e que com eles tem algum tipo de relação comercial.

Mas a vantagem da lei complementar está muito além do alinhamento com órgãos internacionais, notadamente nos benefícios que ela pode trazer para contribuintes mais antenados, conforme veremos mais adiante.

A mídia especializada está dizendo que a lei vem separar o joio do trigo. Porem essa mudança serve para as empresas que realmente estão atentas a essa nova tendência, pois não é raro, também, encontrarmos empresas com diversas práticas de compliance, porém em total desalinhamento entre elas, o que impossibilita o uso do bônus legal.

A lei, traz em sua essência um caráter responsivo entre fisco e contribuinte buscando abrir um canal de comunicação até então inexistente e traz inovações para tanto. Viabiliza a realização de audiências públicas, uma das quais já ocorridas junto a instituição FGV, a fim de debater sobre as regras de procedimento da LC, buscando na sociedade profissionais especializados para opinarem e trazerem novas soluções.

Além disso, traz um formato de classificação de contribuintes privilegiando os mais adimplentes e em conformidade dentro da sua cadeia de fornecimento, gerando um critério que os classifica como A+, A, B, C, D, E e NC – Não Classificado. Todavia, esse novo sistema de classificação não é engessado e possibilita uma revisão periódica de acordo com a previsão do seu regulamento, da qual o contribuinte poderá se re-enquadrar dentro das categorias previstas.

O que chama a atenção na LC 1.320 é que o critério classificatório não leva mais em consideração apenas o índice de adimplência do contribuinte quanto ao pagamento de seus tributos estaduais, mas também a contumácia no cumprimento de obrigações acessórias e, principalmente, o grau de relacionamento com fornecedores regulares e em conformidade fiscal. Essa nova regra não foge à tendência atual de regular o compliance não apenas nas atividades da empresa avaliada, mas também de toda sua cadeia de fornecimento. Ou seja, a avaliação e a preocupação ocorrem em todo o ecossistema onde ela está inserida.

Dentre os principais benefícios que as empresas mais bem classificadas poderão gozar estão: 1) Autorregularização em substituição à lógica do Auto de Infração; 2) Autorização para apropriação de crédito acumulado com a observância de procedimentos mais simples; 3) Efetiva restituição do imposto pago antecipadamente por conta da substituição tributária através de procedimentos simplificados; 4) Autoriza o pagamento do ICMS relativo à substituição tributária, com origem em outra unidade federada, onde o valor do imposto não foi anteriormente retido através da compensação em conta gráfica ou recolhimento por guia especial até o dia 15 do mês subsequente; 5) Autoriza o pagamento do ICMS relativo à importação de mercadoria oriunda do exterior por meio de compensação diretamente em conta gráfica; 6) Renovação de regimes especiais concedidos, por meio de procedimentos simplificados; 7) Inscrição de novos estabelecimentos com o mesmo titular no cadastro de contribuintes levando-se em consideração procedimentos simplificados; 8) Transferência de crédito acumulado para empresa não interdependente por meio de procedimentos simplificadosdentro das condições estabelecidas em regulamento, desde que gerado em período de competência posterior à publicação dessa lei complementar, respeitando o limite anual previsto no regulamento; 9) Autoriza a apropriação de até 50% do crédito acumulado observando-se procedimentos simplificados.

Por ser inovador, o texto da lei pode parecer complexo e confuso a um primeiro momento, e até trazer desconfiança quanto a praticidade de sua implantação, porém o fisco vem trazendo mudanças consideráveis ao abrir o debate ao setor privado para esclarecer, elucidar e até buscar novas orientações para regular os procedimentos da lei, o que a nossos olhos é um ponto bastante positivo.

Vale ao empresário atento buscar se organizar e criar uma política de conformidade própria, certo que, como já mencionamos, grande parte das empresas já possuem essa prática, mas não estão alinhadas em políticas próprias.

Um diagnóstico que avalie o grau de maturidade da sua empresa pode facilmente apontar o nível que ela se encontra e quais os alinhamentos necessários para um melhor aproveitamento da Lei Paulista, assim como, outras vantagens que as normas de conformidade podem oferecer.

André Brunialti: Advogado especialista em Gestão de Risco Empresarial, Jurídico, Planejamento Tributário, Contencioso Fiscal e Recuperação de Tributos, além da Área Societária com Estruturação de Quadros Sociais, Sucessões e Proteção Patrimonial.

Conformidade, Conhecimento, Controles Internos, Gestão empresarial, Gestão pessoal, Governança, Risco Empresarial

O compliance pode chegar até você facilmente!

Compliance (conformidade) é uma palavra que tem ganho notoriedade nos últimos tempos com operações como mensalão, zelotes, Lava-Jato e outras. Vocábulo até pouco tempo quase sem uso, hoje se tornou frequente em conversas de empresários antenados.

Mas o que realmente significa compliance e como ele está inserido no dia a dia da sua empresa? Já mais conhecido e habitual em empresas multinacionais, as quais já estão sujeitas a regras internacionais de seus países de origem, o compliance nada mais é do que se manter em conformidade com todo o regramento que rege as ações e atividades da sua empresa. Nesse contexto temos desde normas macro que alcançam a todos, como as internacionais FCPA – Foreign Corrupt Practices Act Americana, Bribery Act 2010, ISO 19.600 e 37.001, chegando até as nacionais Lei 12.846/13, Decreto 8.420/15; descendo para níveis mais específicos de agências reguladoras, autarquias e órgãos específicos (ANEEL, ANATEL, ANVISA, BACEN, SRFB, etc.). Essas normas ainda podem até chegar em níveis próprios, tais como visão, missão, e valores da empresa; regimento interno; normas de conduta; regras de comportamento e atividades, entre outros. Isso é o que consideramos como uma análise vertical, já que trata-se de uma avaliação das normas que se impõem a uma empresa de cima para baixo, normas gerais até chegar nas mais específicas.

Uma outra visão, ainda no corte vertical, é a questão da hierarquia da empresa. Como é composto seu organograma e quais os cuidados e ações que ela tem tomado para proteger seus colaboradores dentro dos níveis organizacionais. Sabemos que atualmente todos são responsáveis pelas ações da empresa, poréma cada ação de compliance tomada, essa responsabilidade pode se dirimir em relação a responsáveis solidários direcionando-a apenas ao responsável pelo ato/fato. Podemos notar essa confirmação pelo artigo 3^o(Lei 12.846): A responsabilização da pessoa jurídica não exclui a responsabilidade individual de seus dirigentes ou administradores ou de qualquer pessoa natural, autora, coautora ou partícipe do ato ilícito.

Por outro lado, temos o que eu particularmente chamo de uma análise mais horizontal ou periférica de compliance, análise esta capaz de verificar as conformidades e regularidades de tudo e todos que orbitam em torno da empresa. Hoje não se pode ter um sistema de compliance completo olhando apenas para “dentro de casa”, ou seja, apenas para o funcionamento interno da empresa, sem considerar as influências externas, como por exemplo, fornecedores, ambiente social e estrutural em que está inserida, clientes, sistemas, entre outros. Muitas das vezes essas influências externas acabam impactandode maneira mais contundente o compliance de uma empresa do que as próprias ações e reações internas, motivo pelo qualnão se pode avaliar seu compliance sem considerar tais influências.

Para um bom entendimento desse impacto, podemos apresentar alguns exemplos de situações práticas já avaliadas:

a) em uma operação financeira, por exemplo, as instituições financeiras, atualmente, têm ido além do cuidado de avaliação e risco de crédito para análise de liberação de algum valor, isso pelo fato de que, caso financie algum empreendimento que venha a causar qualquer tipo de dano, pode se responsabilizar solidariamente por isso. Portanto, a existência de uma norma interna adequada nesta instituição pode amenizar sua responsabilidade e se provado que esta norma é devidamente aplicada e reconhecida por seus colaboradores, consequentemente diminui-se qualquer prejuízo que possa lhe ser imputado – notamos que já existem decisões sobre a responsabilidade solidária de instituições financeiras;

b) o mesmo pode, por exemplo, ocorrer com um call center terceirizado. O atendente pode tratar de maneira inadequada, racista ou até ofensivamenteum cliente e, nesse caso, não apenas o call center será penalizado, mas também a empresa que ele está representando naquela tarefa. Essa situação pode ser minimizada se a empresa que o contratou possuir um regimento interno prevendo normas de atendimento, ou ainda, uma regra específicade como tratar pessoas que com ela interagem – notamos que já existem decisões sobre a responsabilidade solidária de call centers.

Atualmente empresas têm buscado a implantação de sistemas de conformidade (compliance) não apenas para se manterem regulares, mas principalmente para dirimir prejuízos e responsabilidades em relação a seus diretores, executivos e demais colaboradores dentro de um organograma de liderança. Muitas vezes essa busca tem acontecido de forma inconsciente e até desordenada necessitando apenas de alguns ajustes.

Para saber se sua empresa tem ou não alguma proteção quanto a fatos que possam lhe imputar responsabilidades perante terceiros, e entenda-se aqui responsabilidade no sentido lato envolvendo prejuízos financeiros e consequências criminais, existem hoje sistemas de medição do grau de maturidade de cada empresa em relação aos sistemas de compliance, tendo como um dos mais utilizados o americano Compliance Maturity Model da Society Of Corporate And Compliance Ethics [US Federal Sentencing Guidelines For Organizations Section 8b2.1, Effective Compliance And Ethics Program]. Esta forma de medição e avaliação identifica quais riscos sua empresa pode estar correndo tanto na visão vertical quanto horizontal frente às influências a que está sujeita.

Com certeza, o compliance está presente na vida da sua empresa e você pode até não saber identificá-lo, mas ele deve estar internamente em sua estrutura e regras ou chegando até você por reflexos externos da sua atividade e, com o tempo, você não poderá ignorá-lo ou deixar de implantá-lo.

André Brunialti – Advogado especialista em Gestão de Risco Jurídico, Planejamento Tributário, Contencioso Fiscal e Recuperação de Tributos, além da área societária com estruturação de quadros sociais, sucessões e proteção patrimonial.

Conhecimento, Gestão empresarial, Governança, Informação, Risco Empresarial

Como maximizar os benefícios de Robotização

O conceito de Robotização, ou Robotic Process Automation – RPA confirma mais uma vez que o ciclo de vida de novas tecnologias está sendo reduzido drasticamente, desde sua concepção, mas, principalmente, sua fase de adoção pelo mercado e, em seguida, sua massificação. Nesse sentido, podemos afirmar que nos últimos quatro anos, o uso de ferramentas RPA está sendo rapidamente aplicado em muitos setores, desde Logística, Financeiro, Telecomunicações, Automobilístico, e na gestão administrativa das empresas de forma geral. Ou seja, rapidamente esta tecnologia alcançará o estágio de commodities.

Onde aplicar o RPA?

Aplicações típicas de RPA são àquelas em que existe volume considerável de informação sendo inserido em sistemas, ou por falta de integração on-line ou por esta integração existente não atender às demandas do negócio. Nestas situações, as ferramentas de RPA devidamente configuradas conseguem substituir os recursos humanos com ganhos superiores a 50% (podendo chegar a 80%) e redução drástica de erros desde que os processos estejam devidamente definidos, desenhados e configurados na ferramenta RPA.

O mercado de fornecedores de ferramentas RPA cresceu rapidamente nos quatro anos e, atualmente, as análises de organismos como Forrester® e Everest Group® publicados recentemente apontam mais de 10 fornecedores internacionais. No Brasil começam a surgir algumas ferramentas RPA, porém ainda em um grau de maturidade aquém das ferramentas de fornecedores externos que já estão desenvolvendo suas ferramentas há mais tempo.

Qual o prazo médio dos projetos de RPA e o ROI?

Uma pergunta recorrente de empresas interessadas nesta tecnologia é o tempo de implementação e o retorno de investimento (ROI). Os dados dos projetos de sucesso implementados em diversos setores comentados acima, apontam que os projetos podem ser de poucas semanas até alguns meses, dependendo da quantidade e qualidade dos processos. Quanto ao ROI, o período de quatro a seis meses é muito comum nestes projetos.

Quais os fatores críticos de sucesso de projetos RPA?

Como já comentado, o prazo e o ROI dos projetos de RPA são atrelados à maturidade do processo que será automatizado, isto é, se as tarefas do processo estão devidamente definidas e otimizadas, se as informações de entrada e saída de cada tarefa estão identificadas e se o nível de detalhes destas tarefas está compatível com as necessidades do projeto.

No afã de automatizar os processos e obter os ganhos estimados rapidamente, muitas empresas e implementadores partem dos processos atuais ou, caso não estejam documentados, simplesmente mapeiam o processo como é hoje e iniciam sua configuração na ferramenta.

Nossa experiência mostra que é absolutamente necessária uma análise por especialistas para identificar oportunidades de melhorias nos processos que podem acontecer com pequenos ajustes e não necessariamente um redesenho completo do processo.

Esta ação prévia de melhoria dos processos é que irá garantir ganhos importantes na implementação RPA. Podemos afirmar que existe relação direta entre maturidade de processos e a otimização de ganhos de automatização através de RPA.

Finalmente outro FCS (Fator Crítico de Sucesso) é o uso de uma boa ferramenta RPA que já tenha alcançado um patamar de maturidade de implementação e facilidade de uso com telas de configuração intuitivas e de fácil compreensão.

Como e onde começar?

Para as empresas que desejam iniciar projetos de automatização com RPA é importante identificar processos com baixa ou média complexidade e com volume considerável de esforços de leitura e inserção de dados em sistemas. Nestes contextos de negócios é usual levar poucas semanas para mapear o processo e telas dos sistemas envolvidos e mais algumas semanas para configuração e teste na ferramenta RPA. O objetivo desta estratégia é demonstrar para toda a cadeia executiva da empresa que a tecnologia é viável e proporciona ganhos agressivos e, por conseguinte, obtém patrocinadores- chaves para o sucesso dessa iniciativa.

Nossa recomendação final é: não tenha medo de errar e mãos à obra!

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