O conceito de Robotização, ou Robotic Process Automation – RPA confirma mais uma vez que o ciclo de vida de novas tecnologias está sendo reduzido drasticamente, desde sua concepção, mas, principalmente, sua fase de adoção pelo mercado e, em seguida, sua massificação. Nesse sentido, podemos afirmar que nos últimos quatro anos, o uso de ferramentas RPA está sendo rapidamente aplicado em muitos setores, desde Logística, Financeiro, Telecomunicações, Automobilístico, e na gestão administrativa das empresas de forma geral. Ou seja, rapidamente esta tecnologia alcançará o estágio de commodities.

Onde aplicar o RPA?

Aplicações típicas de RPA são àquelas em que existe volume considerável de informação sendo inserido em sistemas, ou por falta de integração on-line ou por esta integração existente não atender às demandas do negócio. Nestas situações, as ferramentas de RPA devidamente configuradas conseguem substituir os recursos humanos com ganhos superiores a 50% (podendo chegar a 80%) e redução drástica de erros desde que os processos estejam devidamente definidos, desenhados e configurados na ferramenta RPA.

O mercado de fornecedores de ferramentas RPA cresceu rapidamente nos quatro anos e, atualmente, as análises de organismos como Forrester® e Everest Group® publicados recentemente apontam mais de 10 fornecedores internacionais. No Brasil começam a surgir algumas ferramentas RPA, porém ainda em um grau de maturidade aquém das ferramentas de fornecedores externos que já estão desenvolvendo suas ferramentas há mais tempo.

Qual o prazo médio dos projetos de RPA e o ROI?

Uma pergunta recorrente de empresas interessadas nesta tecnologia é o tempo de implementação e o retorno de investimento (ROI). Os dados dos projetos de sucesso implementados em diversos setores comentados acima, apontam que os projetos podem ser de poucas semanas até alguns meses, dependendo da quantidade e qualidade dos processos. Quanto ao ROI, o período de quatro a seis meses é muito comum nestes projetos.

Quais os fatores críticos de sucesso de projetos RPA?

Como já comentado, o prazo e o ROI dos projetos de RPA são atrelados à maturidade do processo que será automatizado, isto é, se as tarefas do processo estão devidamente definidas e otimizadas, se as informações de entrada e saída de cada tarefa estão identificadas e se o nível de detalhes destas tarefas está compatível com as necessidades do projeto.

No afã de automatizar os processos e obter os ganhos estimados rapidamente, muitas empresas e implementadores partem dos processos atuais ou, caso não estejam documentados, simplesmente mapeiam o processo como é hoje e iniciam sua configuração na ferramenta.

Nossa experiência mostra que é absolutamente necessária uma análise por especialistas para identificar oportunidades de melhorias nos processos que podem acontecer com pequenos ajustes e não necessariamente um redesenho completo do processo.

Esta ação prévia de melhoria dos processos é que irá garantir ganhos importantes na implementação RPA. Podemos afirmar que existe relação direta entre maturidade de processos e a otimização de ganhos de automatização através de RPA.

Finalmente outro FCS (Fator Crítico de Sucesso) é o uso de uma boa ferramenta RPA que já tenha alcançado um patamar de maturidade de implementação e facilidade de uso com telas de configuração intuitivas e de fácil compreensão.

Como e onde começar?

Para as empresas que desejam iniciar projetos de automatização com RPA é importante identificar processos com baixa ou média complexidade e com volume considerável de esforços de leitura e inserção de dados em sistemas. Nestes contextos de negócios é usual levar poucas semanas para mapear o processo e telas dos sistemas envolvidos e mais algumas semanas para configuração e teste na ferramenta RPA. O objetivo desta estratégia é demonstrar para toda a cadeia executiva da empresa que a tecnologia é viável e proporciona ganhos agressivos e, por conseguinte, obtém patrocinadores- chaves para o sucesso dessa iniciativa.

Nossa recomendação final é: não tenha medo de errar e mãos à obra!

José Ricardo Formagio Bueno – engenheiro e consultor especialista em gestão de Arquitetura Empresarial, Automação e Robotização de processos. CEO e Fundador da Automatum Soluções Empresariais – Automatum