Aproveito esta oportunidade para reproduzir, contextualizado, o artigo publicado no site “Entrepreneur” em 2017. Esse artigo nos traz de forma simples, organizada e objetiva, boas dicas de produtividade para nosso dia a dia no trabalho, e que se aplicam também em outras partes de nossas vidas.

Produtividade tem tudo a ver com eficiência – fazer mais, mais rápido e com menos [tempo]. E com as demandas crescentes do dia a dia, a qualquer hora, em qualquer lugar, nunca foi mais importante ser produtivo. Para obter o máximo do nosso dia, precisamos nos concentrar em três segmentos da nossa vida.

Tempo: Os seres humanos são notoriamente pobres em multitarefas, portanto, gerenciar o tempo é fundamental para melhorar a produtividade. Todos nós sabemos o nosso desejo enorme de ler o e-mail que acabou de chegar ou dar uma olhada na última notificação de “pop-up”. Essa troca involuntária de tarefas consome mais tempo do que imaginamos. Para evitar isso, devemos planejar nosso dia e agrupar as interrupções inesperadas:

1. Começar o dia com o tempo próprio estruturado: percorrer o e-mail e atualizações de mídia social que se amontoaram durante a noite e fazer uma triagem do volume acumulado. Eliminar assuntos com respostas rápidas e redirecionamento. Agendar as tarefas maiores. E apagar o material informativo ou não importante.
2. Usar o tempo de viagem para completar as tarefas de comunicação rápida: é sempre bom usar o tempo de locomoção para ganhar tempo com tarefas rápidas, de forma segura, é claro. Obter uma atualização sobre tarefas e projetos em abertos e saber se precisamos nos envolver. Ao chegarmos ao escritório, já temos uma ideia do andamento de várias tarefas e projetos.
3. Reduzir o tempo de todas as reuniões em 25 porcento: provavelmente, teremos a mesma quantidade de trabalho feito, pois sempre há tempo desperdiçado em reuniões com a chegada de todos, a configuração da sala e da agenda, até que se realmente comece a reunião. E há também um certo tempo desperdiçado no final.
4. Programar pausas regulares durante o dia: correndo de uma reunião para outra não é produtivo, pois nos cansamos, e perdemos o foco. Devemos bloquear o tempo na agenda diária, e fazer pausas. Fazer dessas pausas uma rotina aumenta a previsibilidade, criando uma programação regular para manter nossa mente organizada.

Espaço: refere-se ao ambiente – local de trabalho, bem como ao nosso espaço virtual. O espaço de trabalho pode não ser a fronteira final, mas é um elemento importante para aumentar a produtividade do trabalho. Aqui estão algumas dicas relacionadas ao espaço:

5. Trabalhar “offsite” ou “home-work” quando faz sentido: quando precisamos escrever um documento ou pesquisar um tópico, a ausência de interrupções do escritório irá melhorar a concentração.
6. Consolidar o número de lugares que precisamos ir para obter informações: consolidar essas ações e rotinas tanto geograficamente, dentro do nosso escritório como no tempo, dentro na nossa agenda e rotina diária é fundamental no nosso dia a dia.
7. Desativar notificações “pop-up” em dispositivos móveis e na área de trabalho: não deixemos que os aplicativos interrompam nossa concentração com mensagens irritantes, o tempo todo. Vamos desativá-los, desliga-los, agora. E, limitarmos a verificação do e-mail para horários definidos durante o dia. Nós não vamos nos arrepender.

Mentalidade: do original em inglês, “mindset”. Vamos nos colocar em uma posição onde podemos nos concentrar em fazer a tarefa certa para aquele momento:

8. Conversar, não mandar e-mail: peguemos o telefone ou andemos pelo corredor e vamos conversar diretamente com os colegas. Para pessoas geograficamente remotas, usemos o chat. A quantidade de tempo desperdiçado perpetuando cadeias intermináveis ​​de e-mail é espantosa – e os erros inúteis gerados.
9. Cortar grandes problemas em pedaços menores: isso irá reduzir a sensação de sobrecarga e a procrastinação associada com o início de grandes projetos. Ter uma etapa e uma solução à mão durante todo o processo reduz a ansiedade de enfrentar e executar grandes projetos.
10. Usar listas de verificação para tarefas repetitivas para reduzir erros: especialmente quando estamos sobrecarregados ou se está trabalhando sob restrições de tempo, listas de verificação nos mantem na trilha certa.

E é sempre bom lembrarmo-nos de que, se mudarmos a forma como agimos, então teremos certamente mudanças, e com resultados concretos para nós mesmos, de maior eficiência – fazendo mais, mais rápido e com menos.

Texto revisto e atualizado, da versão originalmente publicada em abril de 2017 no blog do autor na ACIC. Jarib B D Fogaça é sócio na JFogaça Assessoria, Diretor Adjunto na ACIC, e conselheiro independente.